CRM rendszer tervezése és bevezetése

Segíts a Svábhegyi Csillagvizsgálónak és az Alapítványnak egységes, skálázható CRM-alapot kialakítani a látogatói, partneri, oktatási, önkéntes- és támogatói kapcsolatok követésére.

A Svábhegyi Csillagvizsgálóért Alapítvány és a Svábhegyi Csillagvizsgálót működtető csapat azon dolgozik, hogy a csillagászat és a tudomány élménye minél több gyerekhez, fiatalhoz, családhoz és hátrányos helyzetű közösséghez eljusson. A Jószolgálati Csillagász program távcsövekkel, mikroszkópokkal, meteoritokkal, előadásokkal és interaktív élményprogramokkal viszi el az univerzumra való rácsodálkozást olyan gyerekekhez is, akik másként ritkán találkoznának ilyen tudományos élménnyel. A szervezet emellett lakossági programokat, csoportos látogatásokat, oktatási és tehetséggondozási kezdeményezéseket, rendezvényes és vállalati együttműködéseket, önkéntes programokat és támogatói kapcsolatokat is kezel. A növekedéssel a kapcsolati hálók és adatok egyre összetettebbé váltak, ezért szükség van egy egységes, átlátható és fenntartható CRM-alap kialakítására.

Milyen pro bono tevékenységre keresünk partnert?

Olyan CRM-, sales operations, nonprofit CRM, business analyst, rendszerbevezetési vagy automatizációs tapasztalattal rendelkező szakértőt keresünk, aki segít a Svábhegyi Csillagvizsgálónak és az Alapítványnak egységes CRM-rendszer alapjait meghatározni és első működő verzióját kialakítani. A csapat korábban Mailchimpet, majd Brevót használt hírlevelezésre, de a szervezet növekedésével már nem elegendő a szigetszerű, manuális vagy csak kommunikációs célú kontaktkezelés. A látogatói, rendezvényes, oktatási, vállalati, önkéntes és támogatói kapcsolatok jelenleg több helyen és eltérő logikával jelennek meg, ami kapacitásveszteséget, adatvesztést és nehéz utánkövetést okoz. A projekt célja egy méretgazdaságos, civil szervezet számára is fenntartható CRM-logika kialakítása: igényfelmérés, rendszeropciók értékelése, adatmodell, pipeline-ok, alap automatizációk, Brevo és webes űrlap kapcsolódási pontok, valamint belső használati rend és átadás. A projekt nem teljes körű, nagyvállalati CRM-transzformáció, nem minden integráció egyedi fejlesztése, nem komplex donoradatbázis- vagy marketingautomatizációs rendszer teljes bevezetése, és nem hosszú távú CRM-adminisztráció. A fókusz egy jól definiált, használható, skálázható CRM-alap és első bevezetési lépések kialakítása.

Jelentkezési feltételek, részvétellel kapcsolatos információk

Feltételek, elvárások

A projekt online valósulhat meg. A szervezet részéről 2 fő tud részt venni a közös munkában, fejenként heti 2–4 órában, ameddig a bevezetési alapok kialakításához szükséges. A feladat összetett, több működési területet érint, ezért a pro bono projektben a hangsúly a priorizált CRM-igényfelmérésen, a megfelelő rendszer kiválasztási szempontjain, az adatmodell és pipeline-ok első verzióján, az alap integrációs és automatizációs logikán, valamint a belső használati rend kialakításán legyen. A projekt nem garantálja egy teljes, minden folyamatot lefedő CRM rendszer végleges bevezetését, nem tartalmaz hosszú távú rendszerüzemeltetést, nem teljes adatvédelmi vagy jogi audit, nem teljes körű adatmigráció, nem egyedi szoftverfejlesztés, és nem minden kommunikációs vagy fundraising automatizáció teljes kivitelezése. A szakértő abban segít, hogy a szervezet jó döntési és bevezetési alapot kapjon, és elinduljon egy használható első CRM-verzióval.

Milyen feladatokban kérünk pro bono segítséget?

A jelenlegi kapcsolati és adatkezelési helyzet feltérképezése: hol vannak ma a látogatói, intézményi, vállalati, oktatási, önkéntes és támogatói adatok, milyen manuális nyilvántartások működnek, és hol veszik el kapacitás. A fő felhasználói csoportok és CRM-használati célok meghatározása a Svábhegyi Csillagvizsgáló irodai csapata és az Alapítvány számára. Rendszerkiválasztási szempontrendszer kialakítása és néhány reális platformopció összevetése civil, méretgazdaságos működés szempontjából. Adatmodell első verziójának kialakítása: kapcsolattípusok, szervezetek, személyek, események, programok, támogatói státuszok, önkéntes szerepek és kapcsolat-előzmények. Több alap pipeline vagy folyamatlogika tervezése: lakossági és csoportos látogatókezelés, B2B/rendezvényes és szponzorációs kapcsolatok, oktatási és tehetséggondozási kapcsolatok, alapítványi donor- és támogatói folyamatok, Jószolgálati Csillagászat és önkéntes koordináció. Brevo hírlevélküldő, webes űrlapok és lehetséges adományozói oldal kapcsolódási pontjainak áttekintése. Egyszerű automatizációs lehetőségek azonosítása: feladatok, emlékeztetők, utánkövetések, címkézések, státuszváltások, alap riportok. Adatmigrációs és adattisztítási teendők priorizálása: mit kell először rendbe tenni, mit lehet később betölteni, és milyen mezőket érdemes egységesíteni. Az első működő CRM-struktúra felépítésének vagy konfigurálásának támogatása a kiválasztott rendszerben. Belső használati útmutató, felelősségi rend és rövid betanítási anyag kialakítása, hogy a csapat egységesen és fenntarthatóan tudja használni a rendszert.

Ideális jelentkezőnk

Olyan tapasztalt CRM-, business analyst, sales/marketing operations, nonprofit CRM vagy automatizációs szakértő, aki szívesen segít egy tudományos élményeket és oktatási programokat működtető szervezetnek átláthatóbb kapcsolati rendszert kialakítani. Az ideális jelentkező képes egyszerre látni a látogatói, partneri, oktatási, önkéntes és donorfolyamatokat, de közben nem bonyolítja túl a megoldást. Olyan rendszert segít kialakítani, amelyet egy kis csapat valóban használni tud a mindennapokban, és amely később együtt tud nőni a szervezettel.

Miért fontos ez?

A Svábhegyi Csillagvizsgáló és az Alapítvány sokféle kapcsolatból építi társadalmi hatását: látogatók, családok, iskolák, pedagógusok, céges partnerek, önkéntes csillagászok, donorok és hátrányos helyzetű közösségeket segítő partnerszervezetek kapcsolódnak hozzájuk. Ha ezek az adatok és előzmények több helyen, eltérő logikával vagy manuálisan jelennek meg, a csapat rengeteg időt veszít kereséssel, adatmásolással és utánkövetéssel. Egy jól kialakított CRM-alap segíthet abban, hogy a kapcsolatok követhetőbbek, a támogatói és partneri folyamatok tudatosabbak, az önkéntesek koordinációja átláthatóbb, a vezetői döntések pedig adatvezéreltebbek legyenek.

Mi ad ez a szerep?

Lehetőséget arra, hogy CRM-, rendszerbevezetési vagy automatizációs tudásoddal egy inspiráló tudományos és társadalmi ügy működési alapjait erősítsd. A munkád abban segíthet, hogy a Svábhegyi Csillagvizsgáló és az Alapítvány kevesebb manuális adminisztrációval, jobb utánkövetéssel és tudatosabb támogatói kapcsolatokkal tudjon működni. Ez közvetetten több energiát szabadíthat fel arra, hogy a csillagászat élménye több gyerekhez, fiatalhoz és hátrányos helyzetű közösséghez jusson el. A szakmai hozzájárulás mellett a szervezet egy személyes élménnyel is szeretné megköszönni a segítséget: a pro bono megvalósítóknak családi belépőt ajánl fel a Svábhegyi Csillagvizsgálóba.

A Pro Bono program szervezője

A Scale Impact összeköti a fejlődni képes és akaró impact szervezeteket olyan vállalatokkal, amelyek szívesen támogatnak jó ügyeket. Részben ezekből a vállalati támogatásokból a nonprofit szervezet vagy társadalmi vállalkozás egy fejlesztési folyamatban vesz részt, melynek végén reziliensebbé válik, illetve világos képe lesz arról, hogyan tudja a pozitív hatását megsokszorozni.

Feladatunk, hogy támogassuk a társadalmi és környezeti hatás felerősítését, amelyet az impact szervezetek kifejtenek. A rendszerszintű változásban hiszünk, melyet a résztvevők együttműködésére alapozva lehet elérni.

Ha további kérdésed van a programmal kapcsolatban, vedd fel velünk a kapcsolatot!