Digitális munkafolyamatok és eszközhasználat fejlesztése

Segíts a Salva Vita Alapítványnak átláthatóbbá tenni Google Workspace-, CRM- és riportálási folyamatait, hogy csökkenjenek a duplikációk, hibák és fölösleges adminisztratív körök.

A Salva Vita Alapítvány hidat épít a fogyatékossággal vagy megváltozott munkaképességgel élő emberek és a munka világa között. Több mint három évtizede támogatja az álláskeresőket, családokat, intézményeket és munkáltatókat abban, hogy az érintettek méltó, biztonságos és befogadó környezetben kapcsolódhassanak a munkaerőpiachoz. A szervezet mentorálással, képzésekkel, munkáltatói tanácsadással, önkéntes programokkal és közösségi kezdeményezésekkel dolgozik. A sokrétű szakmai működéshez mára több digitális munkaterület, Google Workspace-használat, CRM, belső szabályzat és riportálási folyamat kapcsolódik. Ezek összehangolása kulcsfontosságú ahhoz, hogy a munkatársak kevesebb adminisztratív teher mellett, hatékonyabban tudjanak érdemi segítséget nyújtani.

Milyen pro bono tevékenységre keresünk partnert?

Olyan digitális működésfejlesztési, IT business analyst, Google Workspace, CRM, riportálási, folyamatfejlesztési vagy adatmenedzsment tapasztalattal rendelkező szakértőt keresünk, aki segít a Salva Vita Alapítványnak átláthatóbbá és hatékonyabbá tenni digitális munkafolyamatait. A szervezet év elején átállt a Google Workspace használatára, és mostanra összegyűltek azok a munkatársi visszajelzések, amelyek alapján össze lehet hangolni a különböző digitális munkaterületeket. Jelenleg az információáramlás rendszerezetlen, a manuális adattöltések hibalehetőséget okoznak, a Google Workspace-t sokan sokféleképpen használják, nincs egységes riportálási rendszer, a CRM-ben sok adatlap duplikálódott, és nem mindig egyértelmű, hol található a legfrissebb információ. A projekt célja egy gyakorlati digitális működésfejlesztési alapcsomag: a fő elakadások feltérképezése, a Google Workspace- és CRM-használati logika tisztázása, az információáramlás és riportálás egyszerűsítése, a duplikációk és hibalehetőségek csökkentése, valamint egy belső bevezetési és képzési javaslat kialakítása. A projekt nem teljes CRM-csere, nem komplex szoftverfejlesztés, nem adatvédelmi jogi audit és nem minden digitális folyamat teljes újraszabályozása, hanem egy priorizált, bevezethető digitális működésfejlesztési terv és első gyakorlati lépések támogatása.

Jelentkezési feltételek, részvétellel kapcsolatos információk

Feltételek, elvárások

A projekt online vagy Budapesten személyesen is megvalósulhat. A szervezet részéről 1–2 munkatárs vesz részt a fejlesztés koordinálásában, fejenként heti 2–4 órás kapacitással. A csapat többi tagjának – kb. 15 főnek – az új működési rendet 1–2 alkalmas képzés vagy belső átadás formájában szeretnék bemutatni, a fejlesztő szakember bevonásával. A pro bono projekt célja a fő digitális munkaterületek összehangolása, a Google Workspace- és CRM-használat átláthatóbbá tétele, valamint a riportálási és információáramlási folyamatok egyszerűsítése. A projekt nem teljes technikai fejlesztés, nem új CRM-rendszer kiválasztása és bevezetése, nem komplex automatizációs fejlesztés, nem adatvédelmi jogi megfelelőségi audit, és nem minden belső szabályzat teljes újraírása. Az adatkezelési problémák esetében a szakértő elsősorban az elavult vagy kockázatos kapcsolódási pontok azonosításában és szakjogászi továbbdolgozásra alkalmas kérdések rendszerezésében tud segíteni.

Milyen feladatokban kérünk pro bono segítséget?

A jelenlegi digitális munkaterületek és eszközhasználat feltérképezése: Google Workspace, CRM, szerver, online felületek, riportálási táblák és belső szabályzatok. A munkatársi visszajelzések alapján a fő elakadások azonosítása: hol duplikálódnak vagy vesznek el információk, hol keletkeznek manuális adattöltési hibák, hol nem egyértelmű, melyik adat vagy dokumentum a legfrissebb. A Google Workspace használati logikájának áttekintése és egyszerűsítése: mappastruktúra, dokumentumverziók, jogosultságok, közös naptárak, sablonok, belső együttműködési alapelvek. A CRM-adatminőség és adatlapduplikációk problémájának áttekintése, javaslat készítése arra, hogyan lehet az adatlapokat tisztítani, a friss információ helyét egyértelműsíteni és az adatbevitel hibalehetőségeit csökkenteni. A riportálási igények és jelenlegi gyakorlatok rendszerezése: milyen adatokra van szükség projektenként, munkatársanként és vezetői szinten, és hogyan lehet egységesebb, kevésbé manuális riportálási logikát kialakítani. A manuális adattöltésekhez kapcsolódó egyszerű automatizálási vagy sablonosítási lehetőségek azonosítása. Az elavult online adatkezelési kapcsolódások és tájékoztatók kockázatos pontjainak jelzése, jogi megfelelőségi vizsgálat nélkül. Prioritási lista készítése a legfontosabb javításokról: mi hozza a legtöbb időmegtakarítást, mi csökkenti leginkább a hibákat, és mi vezethető be a leggyorsabban. Belső használati útmutató vagy működési vázlat elkészítése, valamint 1–2 alkalmas munkatársi átadás/képzés előkészítése és támogatása.

Ideális jelentkezőnk

Olyan tapasztalt digitális működésfejlesztési, IT business analyst, Google Workspace-, CRM-, riportálási vagy folyamatfejlesztési szakértő, aki szívesen segít egy nagy múltú, fogyatékossággal élő embereket támogató alapítványnak átláthatóbbá tenni belső digitális működését. Az ideális jelentkező nem elsősorban új rendszert akar bevezetni, hanem a meglévő eszközök használatát teszi egyszerűbbé, következetesebbé és munkatársbarátabbá. Fontos, hogy képes legyen technikai és nem technikai kollégákkal is együtt dolgozni, és a javaslatait a napi működés nyelvére lefordítani.

Miért fontos ez?

A Salva Vita Alapítvány munkatársai sokféle célcsoporttal, projekttel, partnerrel és adattal dolgoznak. Ha az információk több helyen, többféle logika szerint szerepelnek, ha a riportálás manuális és eltérő, vagy ha a CRM-ben nem egyértelmű, melyik adat a friss, az rengeteg időt és figyelmet visz el az érdemi segítő munkától. Egy átláthatóbb digitális működési rend csökkentheti a duplikációkat, a hibákat és a fölösleges köröket, miközben a munkatársak számára könnyebbé és örömtelibbé teszi az eszközhasználatot. Ez közvetetten több kapacitást szabadíthat fel a fogyatékossággal élő emberek és munkáltatók támogatására.

Mit ad ez a szerep?

Lehetőséget arra, hogy digitális működésfejlesztési, Google Workspace-, CRM-, adatmenedzsment- vagy folyamatfejlesztési tudásoddal egy 33 éve működő, fogyatékossággal élő embereket támogató alapítvány mindennapi hatékonyságát erősítsd. A munkád nem látványos külső kampányban, hanem a szervezet belső működésének tisztábbá tételében hozhat nagy hatást: kevesebb elvesző információ, kevesebb duplikáció, átláthatóbb riportálás, könnyebben használható digitális eszközök és felszabaduló munkatársi idő. Ez egy gyakorlati, jól körülhatárolható pro bono projekt, ahol a jobb belső rendszer közvetlenül támogatja a szervezet társadalmi küldetését.

A Pro Bono program szervezője

A Scale Impact összeköti a fejlődni képes és akaró impact szervezeteket olyan vállalatokkal, amelyek szívesen támogatnak jó ügyeket. Részben ezekből a vállalati támogatásokból a nonprofit szervezet vagy társadalmi vállalkozás egy fejlesztési folyamatban vesz részt, melynek végén reziliensebbé válik, illetve világos képe lesz arról, hogyan tudja a pozitív hatását megsokszorozni.

Feladatunk, hogy támogassuk a társadalmi és környezeti hatás felerősítését, amelyet az impact szervezetek kifejtenek. A rendszerszintű változásban hiszünk, melyet a résztvevők együttműködésére alapozva lehet elérni.

Ha további kérdésed van a programmal kapcsolatban, vedd fel velünk a kapcsolatot!