Önkéntes feladat- és órakövető rendszer kialakítása

Segíts a Szilasmente Nagycsaládos Egyesületnek egyszerű, átlátható rendszert kialakítani a programokhoz kapcsolódó feladatok, felelősök, határidők és önkéntesórák követésére.

A Szilasmente Nagycsaládos Egyesület közösséget épít, ahol a családi értékek, a gyerekek és a fiatalok támogatása áll a középpontban. A közösség 5 éve működik a NOE tagcsoportjaként, majd 2025-ben önálló jogi személyiséggel rendelkező egyesületté alakult. Az induló 10 családból mára közel 80 családot összefogó, aktív közösséggé nőtt. Az egyesület napi élelmiszermentést végez az Élelmiszerbankkal együttműködve, mintegy 230 rászoruló emberhez juttatva el rendszeresen élelmiszer-adományt. Emellett havi Gardrób programot, mentális jóllétet erősítő alkalmakat, ifjúsági csapatépítő programokat, gyermekrendezvényeket és sportolási lehetőségeket szervez. A gyors növekedés és az önálló egyesületté válás jelentősen megnövelte az adminisztratív és koordinációs feladatokat, ezért most fontos lépés az átláthatóbb belső működés kialakítása.

Milyen pro bono tevékenységre keresünk partnert?

Olyan digitális működésfejlesztésben, no-code eszközökben, projektmenedzsment-rendszerekben, önkénteskoordinációban vagy belső folyamatfejlesztésben jártas szakértőt keresünk, aki segít a Szilasmente Nagycsaládos Egyesületnek egyszerű, átlátható és a napi működésben is használható rendszert kialakítani a feladatok, felelősök, határidők, fontos információk és önkéntesórák követésére. Az egyesület tevékenysége nagyon szerteágazó, és szinte minden tagcsalád vállal valamilyen önkéntes feladatot. Jelenleg sok információ Facebook- és Messenger-csoportokban áramlik, ahol könnyen elvesznek a feladatok, visszajelzések és vállalások. A szervezet szeretné látni, hogy egy-egy programon kik és mennyit dolgoznak, év végén összesíteni az önkéntesórákat, követni az egyéni aktivitásokat, valamint jobban megérteni, mely programok mennyi időt és hány önkéntest igényelnek. A projekt célja nem egyedi szoftver fejlesztése, hanem egy egyszerűen használható feladat- és önkéntesóra-követő működési logika és digitális eszközrendszer kialakítása, majd bevezetésének támogatása.

Jelentkezési feltételek, részvétellel kapcsolatos információk

Feltételek, elvárások

A projekt online valósul meg. A szervezet a rendszert a napi működésbe szeretné bevezetni, folyamatosan, minden feladathoz és projekthez. A szervezet részéről heti 2–4 óra áll rendelkezésre a közös munkára, tesztelésre, visszajelzésre és belső bevezetésre. A projekt strukturált, projektalapú együttműködést igényel, ahol a szakértő nemcsak javaslatot ad, hanem segít a működési logika és a választott eszköz első használható változatának kialakításában is. Fontos, hogy a megoldás egyszerű, alacsony költségű, könnyen tanulható és a sok önkéntessel dolgozó egyesületi működésben is fenntartható legyen. A projekt nem terjed ki egyedi szoftver fejlesztésére vagy komplex vállalatirányítási rendszer bevezetésére.

Milyen feladatokban kérünk pro bono segítséget?

A jelenlegi Facebook- és Messenger-alapú információáramlás, feladatkiadás, visszajelzés és önkéntesóra-összesítés áttekintése. A fő programtípusok és visszatérő feladatok feltérképezése, például élelmiszermentés, Gardrób program, családi és gyermekprogramok, ifjúsági alkalmak, sportolási lehetőségek és egyéb közösségi események kapcsán. Annak meghatározása, milyen adatokat kell minimálisan követni: program, feladat, felelős, résztvevő önkéntesek, határidő, státusz, ledolgozott órák, visszajelzés, fontos információk. Egyszerű feladat- és önkéntesóra-követési folyamat kialakítása. Megfelelő digitális eszköz vagy eszközkombináció kiválasztása a szervezet kapacitásaihoz igazítva. Az első használható struktúra kialakítása, például feladattábla, önkéntesóra-nyilvántartás, programonkénti összesítő és év végi riportlogika formájában. Tesztelés néhány programon keresztül, majd a működés finomhangolása. Rövid belső használati útmutató vagy működési szabály elkészítése, hogy az önkéntesek és programfelelősök is értsék, mit, hol és hogyan kell rögzíteni.

Ideális jelentkezőnk

Olyan tapasztalt digitális működésfejlesztési, no-code, projektmenedzsment, operations vagy önkénteskoordinációs szakértő, aki szívesen segít egy gyorsan növekvő civil közösségnek átláthatóbbá tenni a belső működését. Az ideális jelentkező nem bonyolult rendszert épít, hanem segít megtalálni azt az egyszerű, használható megoldást, amely kiváltja a szétszórt Messenger-csoportos működés egy részét, és támogatja a feladatok, felelősök, határidők és önkéntesórák követését. Fontos, hogy értse: az eszköz csak akkor lesz sikeres, ha a tagcsaládok és önkéntesek ténylegesen tudják és akarják használni.

Miért fontos ez?

A Szilasmente Nagycsaládos Egyesület sok családot, gyermeket és rászorulót ér el rendszeres közösségi, adományozási és jólléti programjaival. A működés ereje az aktív önkéntes közösség, de a növekedéssel együtt a koordináció is egyre összetettebbé vált. Ha a feladatok, felelősök, határidők és önkéntesórák átláthatóbbá válnak, a terhelés igazságosabban osztható el, a tervezés pontosabb lehet, az év végi összesítések egyszerűbbé válnak, és az önkéntesek is több visszajelzést kaphatnak a hozzájárulásukról. Ez közvetlenül erősítheti a közösség fenntartható működését.

Mit ad ez a szerep?

Lehetőséget arra, hogy egy gyorsan növekvő, sok önkéntesre épülő családi és közösségi egyesület napi működését tedd átláthatóbbá. A munkád hozzájárulhat ahhoz, hogy a szervezet kevesebb információt veszítsen el, jobban lássa az önkéntes aktivitásokat, könnyebben tervezze programjait, és igazságosabban ossza el a feladatokat. Ez egy gyakorlati digitális működésfejlesztési pro bono feladat, ahol a no-code, projektmenedzsment, folyamatfejlesztési vagy önkénteskoordinációs tapasztalatod közvetlenül segítheti egy aktív helyi közösség hosszú távú működését.

A Pro Bono program szervezője

A Scale Impact összeköti a fejlődni képes és akaró impact szervezeteket olyan vállalatokkal, amelyek szívesen támogatnak jó ügyeket. Részben ezekből a vállalati támogatásokból a nonprofit szervezet vagy társadalmi vállalkozás egy fejlesztési folyamatban vesz részt, melynek végén reziliensebbé válik, illetve világos képe lesz arról, hogyan tudja a pozitív hatását megsokszorozni.

Feladatunk, hogy támogassuk a társadalmi és környezeti hatás felerősítését, amelyet az impact szervezetek kifejtenek. A rendszerszintű változásban hiszünk, melyet a résztvevők együttműködésére alapozva lehet elérni.

Ha további kérdésed van a programmal kapcsolatban, vedd fel velünk a kapcsolatot!