Munkavállalói HR-admin és onboarding rendszer kialakítása

Segíts a Papírsárkány Gyermekalapítványnak rendszerezni és egyszerűsíteni a munkavállalókkal kapcsolatos HR-adminisztrációt, onboardingot, felelősségi köröket, KPI-okat és visszajelzési folyamatokat.

A Papírsárkány Gyermekalapítvány állami gondoskodásban élő gyermekek támogatását és fejlesztését tűzte ki célul. Budapesten és Fejér megyében dolgoznak azon, hogy a gyermekotthonokban élő gyerekek rendszeres figyelmet, fejlesztést, közösségi élményeket és biztonságos kapcsolódást kapjanak. Jelenleg 31 gyermekotthoni csoporttal állnak kapcsolatban, ami közel 400 gyermek elérését jelenti, ebből 15 csoportban tartanak rendszeres fejlesztő foglalkozásokat az „Alkotó kezek” program keretében. A szervezet folyamatosan növekszik, önkéntesei mellett ma már munkavállalói is vannak. Ahhoz, hogy a növekedés fenntartható maradjon, fontos, hogy a munkavállalókkal kapcsolatos adminisztráció, onboarding, felelősségi körök, értékelés, KPI-ok és visszajelzési folyamatok átláthatóbbá és kiszámíthatóbbá váljanak.

Milyen pro bono tevékenységre keresünk partnert?

Olyan HR operations, people operations, szervezetfejlesztési, HR adminisztrációs, folyamatfejlesztési vagy low-code/digitális működésfejlesztési tapasztalattal rendelkező szakértőt keresünk, aki segít a Papírsárkány Gyermekalapítványnak rendszerezni a munkavállalókkal kapcsolatos adminisztratív és HR-folyamatokat. A szervezetnél az önkéntesekkel kapcsolatos működés már jól kialakult, a munkavállalókhoz kapcsolódó folyamatok viszont még töredezettek: az onboarding, értékelés, KPI-ok, felelősségi körök, RACI, jutalmazás és rendszeres visszajelzés külön-külön már részben léteznek, de nincsenek egységes rendszerbe rendezve. A cél egy olyan átlátható, könnyen használható HR-admin alapmodell és kapcsolódó folyamatlogika kialakítása, amely segíti az új munkatársak belépését, a felelősségek tisztázását, a teljesítménykövetést és az időben adott visszajelzéseket. A projekt nem teljes HR-szoftver bevezetése, nem munkajogi tanácsadás, nem bérszámfejtési folyamat és nem komplett HR-stratégia, hanem a meglévő tudásanyagok és gyakorlatok egy kalap alá rendezése, valamint egy egyszerűen kezelhető, akár táblázatban vagy meglévő digitális eszközökben működtethető rendszer első változatának kialakítása.

Jelentkezési feltételek, részvétellel kapcsolatos információk

Feltételek, elvárások 

A projekt online vagy Budapesten személyesen is megvalósulhat. A szervezet részéről 1–2 fő tud részt venni a közös munkában, fejenként heti kb. 2 órában, akár több hónapon keresztül. A szervezet több HR-témában már rendelkezik különálló anyagokkal és tudással, ezeket szeretné egy átlátható, a csapat számára is könnyen használható rendszerbe rendezni. A pro bono együttműködés célja egy első, működtethető HR-admin és onboarding rendszer kialakítása, nem pedig minden HR-folyamat teljes kidolgozása, teljes szoftverbevezetés, egyedi fejlesztés, munkajogi megfelelőségi audit, bérszámfejtési rendszer, komplex kompenzációs stratégia vagy teljesítményértékelési rendszer teljes körű bevezetése. Automatizáció ott javasolt, ahol egyszerű, meglévő eszközökkel fenntartható, és nem növeli túl a szervezet adminisztrációs terheit.

Milyen feladatokban kérünk pro bono segítséget?

A munkavállalókkal kapcsolatos jelenlegi adminisztratív és HR-folyamatok rövid feltérképezése: belépés, onboarding, szerepek és felelősségek, KPI-ok, értékelés, visszajelzés, jutalmazás, dokumentumok és határidők. A már meglévő, de különálló tudásanyagok, sablonok és gyakorlatok áttekintése. A legfontosabb hiányosságok és ismétlődő adminisztratív terhek azonosítása: mi az, amit minden új munkatársnál újra kell kezdeni, hol nincs egységes felelős, hol hiányzik mérőszám vagy visszajelzési pont. Egyszerű munkavállalói életút vagy HR-folyamattérkép kialakítása a belépéstől a rendszeres értékelésig. Onboarding-checklista és kapcsolódó felelősségi rend kialakítása. A fő munkakörökhöz vagy szerepekhez kapcsolódó felelősségek és RACI-logika első változatának elkészítése. Egyszerű KPI- és teljesítmény-visszajelzési keret kialakítása: milyen mérőszámok mentén dolgoznak a munkatársak, mikor és hogyan kapnak visszajelzést. Jutalmazási vagy elismerési logika első szempontjainak rendszerezése. Javaslat egy egységes, könnyen karbantartható felületre vagy nyilvántartási rendszerre, amely lehet meglévő digitális eszköz, táblázat vagy egyszerű low-code megoldás. Egyszerű automatizálási lehetőségek azonosítása: emlékeztetők, státuszok, sablonok, határidők, értékelési ciklusok. Rövid bevezetési terv készítése, hogy a rendszer első változatát a csapat ténylegesen használni tudja.

Ideális jelentkezőnk

Olyan tapasztalt HR operations, people operations, szervezetfejlesztési, folyamatfejlesztési vagy digitális működésfejlesztési szakértő, aki szívesen segít egy növekvő gyermekalapítványnak a munkavállalói folyamatok rendszerezésében. Az ideális jelentkező érti, hogy egy civil szervezetben a HR-rendszernek nem bonyolultnak, hanem fenntarthatónak, átláthatónak és a mindennapi működésben használhatónak kell lennie. Képes a különálló onboarding-, KPI-, RACI-, értékelési és jutalmazási elemeket egységes logikába rendezni, és egyszerű digitális működési javaslatot adni hozzá.

Miért fontos ez?

A Papírsárkány Gyermekalapítvány állami gondoskodásban élő gyermekek mellett szeretne tartós, megbízható felnőtt jelenlétet biztosítani. A szervezet növekedésével azonban nemcsak a programok, hanem a belső működés is összetettebbé válik. Ha a munkavállalói onboarding, felelősségek, KPI-ok és visszajelzési folyamatok átláthatóbbak lesznek, kevesebb idő megy el újrakezdett adminisztrációra, a munkatársak tisztábban látják saját szerepüket, és a vezetők időben tudnak támogatást vagy visszajelzést adni. Ez közvetetten hozzájárul ahhoz, hogy a szervezet stabilabban és kiszámíthatóbban tudjon jelen lenni a gyermekotthonokban élő gyerekek mellett.

Mit ad ez a szerep?

Lehetőséget arra, hogy HR operations, people operations, szervezetfejlesztési vagy folyamatfejlesztési tudásoddal egy gyorsan növekvő, állami gondoskodásban élő gyermekeket támogató alapítvány belső stabilitását erősítsd. A munkád abban segíthet, hogy a Papírsárkány munkatársai átláthatóbb belépési, felelősségi, értékelési és visszajelzési rendszerben dolgozzanak, a vezetők pedig kevesebb manuális adminisztrációval tudják támogatni a csapatot. Ez egy gyakorlati pro bono projekt, ahol a jobb belső működés közvetlenül támogatja a szervezet társadalmi küldetését.

A Pro Bono program szervezője

A Scale Impact összeköti a fejlődni képes és akaró impact szervezeteket olyan vállalatokkal, amelyek szívesen támogatnak jó ügyeket. Részben ezekből a vállalati támogatásokból a nonprofit szervezet vagy társadalmi vállalkozás egy fejlesztési folyamatban vesz részt, melynek végén reziliensebbé válik, illetve világos képe lesz arról, hogyan tudja a pozitív hatását megsokszorozni.

Feladatunk, hogy támogassuk a társadalmi és környezeti hatás felerősítését, amelyet az impact szervezetek kifejtenek. A rendszerszintű változásban hiszünk, melyet a résztvevők együttműködésére alapozva lehet elérni.

Ha további kérdésed van a programmal kapcsolatban, vedd fel velünk a kapcsolatot!