Ifjúsági tábor kialakításának projektterve

Segíts az Öregkő Alapítványnak a Bajóti Menedék ifjúsági táborának teljes előkészítését projekttervvé alakítani: a szükséges feltételektől és kockázatoktól az ütemezésen, feladatokon és felelősökön át a népszerűsítésig és kommunikációig.

Az Öregkő Alapítvány Bajót térségében olyan közösségi és természetközeli kezdeményezéseket épít, amelyek az egészséges, környezettudatos és fenntartható életmódot teszik megtapasztalhatóvá. A szervezet missziójának része a természet tiszteletének és megismerésének erősítése, az egészséges táplálkozás, a rendszeres testmozgás, a testi-lelki jóllét és az organikus-regeneratív gazdálkodás szemléletének terjesztése. Helyi kisközösségi programjaik a vidéki és városi emberek közötti kapcsolódást is támogatják, miközben fenntarthatósági értékeket adnak át. A csapat az elmúlt években fesztiválok és elvonulások szervezésében szerzett tapasztalatot, és a Bajóti Menedék fejlesztésével szeretné közösségi és ifjúsági programjait tartósabb, szervezettebb keretek közé helyezni.

Milyen pro bono tevékenységre keresünk partnert?

Olyan vállalati szakembert keresünk, aki rendezvények, ifjúsági programok, táborok vagy komplex események szervezésében szerzett tapasztalatot, és erős projektmenedzsment-szemlélettel tudja végigvezetni az Öregkő Alapítványt a Bajóti Menedék első ifjúsági táborának előkészítésén. Nem azt várjuk, hogy a szakértő minden jogszabályt, hatósági előírást vagy szakági követelményt fejből ismerjen. A feladata az, hogy felismerje azokat a kritikus kérdéseket és kockázatokat, amelyeket a tábor elindítása előtt tisztázni kell – például étkeztetés, gyermekfelügyelet, egészségügyi és biztonsági kérdések, helyszíni feltételek, felelősségi körök, szükséges dokumentumok –, majd segítsen pontosan meghatározni, minek kell utánanézni, kit kell bevonni, milyen feladatot kell kiadni és milyen sorrendben kell haladni. A projekt eredménye egy végrehajtható projektterv, amely a megfelelési kérdések mellett tartalmazza a program-előkészítést, erőforrásokat, ütemezést, felelősöket, fő kockázatokat, valamint a résztvevők eléréséhez szükséges népszerűsítési és kommunikációs feladatokat is. A szakértő a projekt során nem jogi tanácsadóként vagy hatósági ügyintézőként dolgozik, hanem projektgazdaként segít abban, hogy egyetlen fontos kérdés se maradjon észrevétlen, és az alapítvány következetesen végig tudjon menni az előkészítésen.

Jelentkezési feltételek, részvétellel kapcsolatos információk

Feltételek, elvárások

A szervezet részéről két fő heti összesen körülbelül 6 órát tud a projektre fordítani. A közös munka online, Budapesten és szükség szerint a bajóti helyszínen is megvalósulhat. A szakértő feladata a teljes tábor-előkészítési projekt struktúrájának kialakítása és az alapítvány végigkísérése a kritikus kérdések tisztázásán és az első megvalósítási lépéseken. Nem szükséges minden jogi, élelmiszerbiztonsági, gyermekvédelmi, egészségügyi vagy műszaki kérdésre saját szaktudásból válaszolnia: ott kell külön szakértőt, szolgáltatót vagy hatósági információforrást azonosítania, ahol ez indokolt. Nem része a projektnek a hatósági ügyintézés átvállalása, építészeti vagy szakági tervezés, kivitelezés, jogi képviselet vagy maga a tábor operatív lebonyolítása. A projektnek ugyanakkor el kell jutnia egy olyan állapotig, ahol az alapítvány tudja, mit, kinek, mikorra kell megoldania a tábor biztonságos és szabályos elindításához.

Milyen feladatokban kérünk pro bono segítséget?

A tervezett ifjúsági tábor céljának, célcsoportjának, létszámának, időtartamának és alap programkoncepciójának tisztázása. A teljes előkészítés fő munkafolyamatokra bontása: helyszín és infrastruktúra; szállás és higiénia; étkeztetés; gyermekfelügyelet és felelősségi rend; egészségügyi és biztonsági kérdések; programok; személyzet és önkéntesek; szükséges dokumentumok és hozzájárulások; beszállítók; költségek; regisztráció; résztvevői kommunikáció; népszerűsítés és toborzás. Minden munkafolyamatnál annak azonosítása, mi ismert, mi hiányzik, minek kell utánanézni, és mely kérdéshez kell külön jogi, hatósági, élelmiszerbiztonsági, gyermekvédelmi, egészségügyi, műszaki vagy más szakember. Konkrét utánajárási és döntés-előkészítési feladatok kiadása felelőssel és határidővel. A fő kockázatok és döntési pontok rögzítése, valamint kockázatcsökkentő teendők meghatározása. A feladatok egymásra épülésének és kritikus útjának meghatározása, majd részletes ütemezés készítése a tervezéstől a tábor indulásáig. A résztvevők eléréséhez szükséges kommunikációs és népszerűsítési terv vázának elkészítése: célcsoportok, fő üzenetek, csatornák, regisztrációs folyamat, kommunikációs ütemezés és felelősök. Egy közösen használható projektkövető kialakítása a feladatok, felelősök, határidők, függőségek és státuszok követésére. Rendszeres projektkövetési alkalmakon a nyitott kérdések és elakadások áttekintése, szükség szerint új feladatok vagy külső szakértői megkeresések kijelölése. A projekt végére egy teljes, végrehajtható tábor-előkészítési projektterv és indulás előtti ellenőrzőlista összeállítása.

Ideális jelentkezőnk

Olyan tapasztalt rendezvény- vagy projektmenedzser, aki már szervezett komplex, több szereplős eseményt, és lehetőleg találkozott gyermek- vagy ifjúsági rendezvények sajátos kérdéseivel is. Nem attól ideális, hogy minden szakterület szakértője, hanem attól, hogy tudja, milyen kérdéseket kell feltenni, mikor kell külső szakemberhez fordulni, hogyan kell a választ feladattá és döntéssé alakítani, és hogyan kell egy projektet következetesen végigvinni a tervezéstől az indulásig.

Miért fontos ez?

Az Öregkő Alapítványnak már van helyszíne, közösségi tapasztalata és programötlete, de az ifjúsági tábor elindításához sok, egymással összefüggő kérdést kell megfelelő sorrendben megoldania. Egy erős projektterv segít abban, hogy az étkeztetéstől és gyermekfelügyelettől a biztonsági kérdéseken és külső szakértők bevonásán át a résztvevők megszólításáig minden kritikus feladat láthatóvá váljon, és a szervezet ne utólag szembesüljön egy hiányzó feltétellel.

Mit ad ez a szerep?

Lehetőséget arra, hogy rendezvényszervezési és projektmenedzsment tapasztalatoddal egy valódi, kézzelfogható közösségi program indulását segítsd. A munkád nem egy elméleti tervnél ér véget: olyan feladat- és ütemezési rendszert alakíthatsz ki, amelyen az alapítvány végig tud menni, és amelyből később más táborok előkészítésekor is használható működési minta marad.

A Pro Bono program szervezője

A Scale Impact összeköti a fejlődni képes és akaró impact szervezeteket olyan vállalatokkal, amelyek szívesen támogatnak jó ügyeket. Részben ezekből a vállalati támogatásokból a nonprofit szervezet vagy társadalmi vállalkozás egy fejlesztési folyamatban vesz részt, melynek végén reziliensebbé válik, illetve világos képe lesz arról, hogyan tudja a pozitív hatását megsokszorozni.

Feladatunk, hogy támogassuk a társadalmi és környezeti hatás felerősítését, amelyet az impact szervezetek kifejtenek. A rendszerszintű változásban hiszünk, melyet a résztvevők együttműködésére alapozva lehet elérni.

Ha további kérdésed van a programmal kapcsolatban, vedd fel velünk a kapcsolatot!