A nonprofit szervezetek működéséről sokszor még ma is elsősorban a társadalmi ügyek, a segítő munka vagy az emberi történetek jutnak eszünkbe. Jóval kevesebb szó esik azokról a háttérfolyamatokról, amelyek nélkül hosszú távon egyetlen szervezet sem tud fenntarthatóan működni: adatkezelésről, folyamatokról, belső rendszerekről vagy éppen digitális infrastruktúráról.
Pedig ezek nem technikai részletkérdések. Közvetlenül meghatározzák, hogy egy szervezet mennyi időt, energiát és figyelmet tud fordítani az alaptevékenységére.
Ezen dolgozik közösen a Kék Vonal Gyermekkrízis Alapítvány és a Sonar Digital egy pro bono együttműködés keretében, ami a Pro bono Platformunkon keresztül jött létre. A projektben Táler Orsolya, a Kék Vonal ügyvezetője képviseli az alapítvány oldalát, míg a technológiai és üzletfejlesztési megvalósítást Lőrincz András, a Sonar Digital társalapítója vezeti. Ők meséltek nekünk arról, hogyan és milyen célokért dolgoznak együtt.
CRM-rendszer, mint működési alap
A projekt első pillantásra technológiai fejlesztésnek tűnhet: egy CRM-rendszer bevezetéséről van szó. A beszélgetésből azonban gyorsan kiderült, hogy a cél ennél jóval komplexebb.
A pro bono projekt elsődleges fókusza a Kék Vonal önkéntesei kiválasztásának és menedzsmentjének támogatása. Hosszabb távon a teljes szervezeti működés strukturálása is cél. Fontos kiemelnünk, hogy az alapítvány a segítségkérők érzékeny adatait szigorú gyermekvédelmi irányelvek szerint kezeli. Így természetesen ezek az adatok nem képezték a projekt részét.
Táler Orsolya így fogalmazott:
“Az önkéntesek menedzsmentjének folyamatában András segít nekünk egy CRM-rendszer összeállításában, ami most első körben az önkénteseink kiválasztását és jelentkeztetését fedi le, de később reményeink szerint az egész önkéntesmenedzsmentet támogatni fogja, és még annál is többet – a határ a csillagos ég.”
A közös munka során gyorsan világossá vált, hogy nem egyszerűen egy új rendszer bevezetéséről van szó. A felek lényegében azt vizsgálják újra, hogyan működik a szervezet a háttérben. Hogyan áramlik az információ? Hol vesznek el kapacitások? Milyen adminisztratív terhek lassítják a napi működést, és hogyan lehet a folyamatokat hosszú távon is fenntarthatóvá tenni?
A cél nem egy újabb digitális felület létrehozása, hanem egy olyan működési struktúra kialakítása, amely képes együtt növekedni a szervezettel.
“Nem hiszünk a puszta tanácsadásban”
A Sonar Digital oldaláról a projekt nem klasszikus tanácsadói logikával működik. Lőrincz András szerint a valódi érték nem abban áll, hogy valaki kívülről javaslatokat fogalmaz meg, hanem abban, hogy együtt építenek fel egy működő rendszert.
„Nem hiszünk abban, hogy pusztán tanácsot adunk, és majd valaki megcsinálja valahogy. Együtt létrehozzuk, együtt visszük ki a piacra, együtt skálázzuk a projektet és együtt veszünk részt a teljes folyamatban.”
Ez a szemlélet különösen fontos egy nonprofit szervezetnél, ahol a kapacitások korlátozottak. A technológiai fejlesztéseknek valódi működési segítséget kell jelenteniük, nem pedig újabb terhet.
A projekt során ezért nemcsak egy rendszer fejlesztése történik, hanem közös problématérképezés is: milyen folyamatok működnek jól, mely pontokon akad el a szervezet, hogyan lehet csökkenteni az adminisztratív terhelést, és hogyan lehet a meglévő tudást úgy strukturálni, hogy az hosszú távon se vesszen el.
A beszélgetés során többször előkerült az is, hogy a technológiai trendek — különösen az AI körüli hype — sokszor elfedik a valódi problémákat. András szerint sok esetben nem a legújabb technológia hiányzik, hanem egy jól működő alapfolyamat.
„Iparági titok, hogy 99%-ban egyáltalán nincs szükség AI-ra, csak ezt sokan szeretik elhallgatni.”
A Sonar Digital szakemberei nem arra fókuszálnak, hogy öncélú innovációkat alkossanak, hanem, hogy a rendszer, amit létrehoznak, valóban használható legyen.
A szakmai önkéntesség nem egyszeri segítség
A közös munka egyik legérdekesebb aspektusa, hogy az együttműködés mára jóval túlmutat egy egyszeri szakmai önkéntes projekten. A nonprofit oldal a társadalmi problémák mély ismeretét, az emberi szempontokat és a napi operatív tapasztalatot hozza be a folyamatba. A vállalati oldal pedig rendszerszemléletet, technológiai tudást, folyamatoptimalizálást és skálázható működési megoldásokat ad. A projekt így nem alá-fölérendeltségi viszonyként működik, hanem valódi partneri együttműködésként. Nem „segítségnyújtásról” van szó, hanem közös építkezésről.
A beszélgetésből az is érződött, hogy András számára a projekt szakmailag is kifejezetten izgalmas kihívást jelent. Míg egy klasszikus ügyféloldali fejlesztésnél a keretek és elvárások sokszor szigorúan meghatározottak, egy nonprofit együttműködésben nagyobb tér nyílik a közös gondolkodásra és kísérletezésre is.
A Sonar Digital számára ezért ez a projekt nemcsak társadalmi szempontból fontos. Arra is lehetőség, hogy olyan működési megoldásokat és rendszereket építsenek, amelyekre hagyományos piaci környezetben ritkábban lenne lehetőség. A közös munka így egyszerre jelent technológiai kihívást, stratégiai gondolkodást és valódi együttműködést a nonprofit oldal napi működésének megértésén keresztül.
A háttérrendszerek láthatatlan társadalmi hatása
A nonprofit szektorban gyakran nehéz „láthatóvá tenni” az olyan projekteket, mint egy CRM-rendszer vagy folyamatfejlesztés, mert ezek nem közvetlenül a végfelhasználóknál jelennek meg. A hatásuk azonban hosszú távon rendkívül fontos.
A Sonar Digital és a Kék Vonal Gyermekkrízis Alapítvány közös projektje jól mutatja, hogy egy háttérrendszer-fejlesztés milyen kézzelfogható társadalmi értéket teremthet. Az önkéntes jelentkezések kezelése korábban számos manuális lépésből állt: a jelentkezési anyagok letöltése, rendszerezése, ellenőrzése, hiánypótlások bekérése, belső értékelések koordinálása és a válaszlevelek kiküldése jelentős adminisztratív terhet rótt a munkatársakra. Egyetlen jelentkező esetében ez átlagosan mintegy 30 percet vett igénybe, a folyamat összetettségétől függően akár 45 percet is.
Az új rendszer automatizálja azokat a lépéseket, amelyek nem igényelnek emberi döntést vagy szakmai mérlegelést. Ennek köszönhetően egy kiválasztási időszak során egyetlen munkatárs számára 50–80 munkaóra takarítható meg, szervezeti szinten pedig – körülbelül 200 jelentkező esetén – akár 100–130 óra adminisztráció váltható ki. Ezt az időt a Sonar Digital munkájának köszönhetően a Kék Vonal munkatársai mostantól a jelentkezők alaposabb értékelésére, a kiválasztási folyamat minőségének javítására és végső soron a gyermekek és fiatalok támogatására fordíthatják.
A projekt valódi értéke tehát nem pusztán egy hatékonyabb rendszer, hanem az a több száz óra emberi figyelem és szakértelem, amely így oda kerülhet, ahol a legnagyobb szükség van rá.
Egy működő modell arra, hogyan dolgozhat együtt a nonprofit és a vállalati szektor
Ez az együttműködés a Scale Impact Pro Bono Platformján keresztül valósult meg, amely nonprofit szervezeteket és vállalati szakembereket kapcsol össze olyan projektek mentén, ahol a szakmai tudás valódi társadalmi értékké válhat.
A Kék Vonal és a Sonar Digital együttműködése jól mutatja, hogy a vállalati tudás akkor tud valódi értékké válni a nonprofit szektorban, amikor nem egyszeri segítségként, hanem hosszú távú, közös építkezésként jelenik meg.
A beszélgetés végén szóba került az is, mit üzennének a résztvevők azoknak a vállalati szakembereknek vagy cégeknek, akik még csak gondolkodnak azon, hogy pro bono együttműködésbe kezdjenek nonprofit szervezetekkel.
A válaszokból egyértelműen az rajzolódott ki, hogy ezek az együttműködések akkor működnek igazán jól, ha nem „segítségnyújtásként”, hanem közös projektként tekintenek rájuk a felek. A valódi érték nem pusztán az átadott tudásban van, hanem abban a közös gondolkodásban és tanulási folyamatban, amely mindkét oldalt képes formálni.
A beszélgetés alapján jól látszott az is, hogy egy ilyen projekt nemcsak a nonprofit szervezet számára jelenthet hosszú távú fejlődést, hanem a vállalati oldalnak is új perspektívát, szakmai kihívásokat és olyan működési tapasztalatokat adhat, amelyek a klasszikus üzleti projektekben ritkábban jelennek meg.
Ha te is hiszel abban, hogy a szakmai tudás valódi társadalmi értéket teremthet, csatlakozz a Scale Impact Pro Bono Platformjához, ahol nonprofit szervezetek és vállalati szakemberek dolgoznak együtt hosszú távú, rendszerszintű hatást teremtő projekteken!
